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奥兰多理哲高校化学化学工业与生命科学高校,

9月27日下午,化生学院召开党委中心组学习会议,全体党委委员和教工支部书记参加会议,王利荣书记主持会议。

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“去准备一下,把其他几个部门叫上,明天一起开个会!”冷不丁的听到领导这么和你来这么一句,会不会感到瞬间呆在原地?

瞬间呆一会儿其实也没关系,只要心中有“路数”就可以准备周全。那么“路数”从哪里来呢?当然是从平时的工作实践中来。以下是我根据日常工作总结出的组织一场会议的基本模板,以这个模板为基础,根据不同会议的性质进行增减,我们可以让自己组织的会议不漏项。

1、确定会议类型

对于公司内部的会议而言,如果从规模大小来分,可以分为小型会议、中型会议、大型会议、超大型会议;如果从主题来分,可以分为管理型会议、协调型会议、技术型会议等。

为什么要了解会议的类型呢?从会议的类型我们其实可以知晓很多的信息。比如会议的主要目的、会议的所属规格、会议的所属氛围等。根据这些信息,我们可以判断开会的地点是公司内部场地还是外部场地,会场布置需要什么风格,大致预算是多少,做到心中有数。

2、确定会议方案

(1)确定会议名称与议题

为会议取名字,对内对外、大型、小型有不同。公司内部的小型会议力求名称简洁明了,可凸显会议内容的主题即可;公司的大型会议及对外会议,除了名称应凸显会议内容外还应考虑对会议气氛的烘托,适当加上修饰语与宣传语等。

(2)确定会议时间

综合考虑会议地点时间安排,明确会议的开始时间与会议的持续时间,为后面的会议议程和日程提供时间信息保障。

(3)确定会议地点

明确会议召开地点。如果选择地位于公司内的会议室,则需像行政部门询问会议室预订情况,并提前对指定会议室进行预订。如果选择地位于公司外的酒店,则需根据会议时间咨询酒店的会议室预订情况,并提前对指定会议室进行预订。如遇到时间上的冲突,需考虑更换酒店或调整会议时间。

(4)确定与会人员名单

明确参加会议的人员姓名、职务、部门、联系方式,为邀请函制作、消息通知提供内容信息保障。

(5)确定会议议程与日程

明确参加会议的人员姓名、职务、部门、联系方式,为邀请函制作、消息通知提供内容信息保障。

(6)制定会议规则

这里的会议规则可以从礼仪和内容两个方面进行考量。礼仪上的规则如需不需要正装出席,或者需不需要着统一服饰等。内容上的规则如参会人是否需要在会前准备提案,提案的形式是PPT还是文稿;会议中的发言顺序是怎样的,发言时长如何规定等

(7)编制会议经费预算

根据会议方案中所提及的事项做预算。一般预算项目包括会议室费用、住宿费用、餐费、会场布置(装饰、茶歇、服装、宣传物料等)、资料费等。

3、确定会议筹备小组及分工

按照会议方案制定的事项,确定会议筹备小组成员及分工。具体分工包含负责事项、完成时间点和完成情况核查三个部分。分工如下:

(1)发送会议通知

会议通知的发送形式有两种,第一种是电子通知;另一种是纸质通知。电子通知如邮件、微信、OA、ERP等。纸质通知如制作精美的邀请函。

通知内容需包含“八要素”:

①会议名称;②会议议题;③会议时间(年、月、日、上午、下午、晚上、几时);④会议地点;⑤参会人员;⑥会议筹办方及联系方式;⑦入场凭证;⑧会议准备资料提交方式与时间。

通知内容表达既可以是全文档形式的,也可以是经过平面设计的图卡形式的。

(2)会议资料与物品准备

会议资料准备包含两个方面,第一个方面是发放资料的准备,如会议讲义;第二个方面是收集资料准备,如在规定时间点按照规定的形式和要求,将参会者需要提交的资料收齐,整理所有会议材料并定稿。

会议物品,包括会议室预订、房间预订、就餐预订、交通预订、会议纪念品采购、会议统一服装采购、会议证件制作、姓名卡牌制作、会议宣传指示标志制作(横幅、宣传海报、电子屏幕背景、PPT背景等)。

(3)会场布置

会场布置一般在会议开始前一天进行,布置内容包括:

①桌椅布局;②座次安排;③名牌摆放;④茶歇摆放;⑤影音设备调试;⑥现场灯光调试;⑦环境装饰:横幅、背景墙等。

(4)会议现场安排

确定好会前接待与引导人员、影像记录人员、会议纪要人员、流程联络人员、机动人员的人员设定与具体任务安排。

4、会议召开

(1)做好会议接待与入场服务

会议开始前,在会议室门口应设立引导人员,引导参会人员就坐。

(2)做好流程衔接服务

流程衔接服务包括:①要有人员对会议现场发生的各种临时状况作出及时的反应和反馈;②要有人员对下一个环节的进度做把控和条件检查,如提前通知餐厅预备午饭等。

(3)做好会议记录

会议记录包括会议内容的文字记录和会议现场的影像记录。

5、会议总结评估

(1)会议纪要

向参会人员发送会议纪要,总结会议成果和解决周期表等。

(2)会议宣传

整理会议新闻稿,发布至公司宣传平台。

(3)会议总结

会议的总结包含两个方面,一个方面是对会议内容达成的总结,本次会议是否富有成效,是否达到了会议的目的,之后要如何改进等;第二个方面是对会议的组织进行总结,本次会议的组织是否良好,之后需改进的方面有哪些等。



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